Outlook Integration
Effizientes Arbeiten dank ergonomischem Outlook Addin und bidirektionaler Synchronisation.
Outlook Addin
Mit dem ergonomischen Addin können Sie alle Ressourcen im Zuge der Terminplanung buchen – und dies direkt aus Ihrem Outlook.
Ein Grossteil aller Mitarbeitenden (rund 90 Prozent) haben sehr einfache Anforderungen an ein Raumbuchungssystem: In den meisten Fällen organisieren sie einen Termin oder eine Terminserie via Outlook und möchten hierfür einen passenden Raum mit der richtigen Ausstattung wie Beamer, Flipchart etc. finden. Vorzugsweise ohne dafür ein zweites Programm öffnen zu müssen. Zudem können auch optional Catering & Service Angebote über das Addin gebucht werden.
Für diesen zusätzlichen Service stellt das Outlook Addin von 3V ROOMS eine integrierte, ergonomische Oberfläche zur Verfügung. Über verschiedene Filterkriterien und Standardeinstellungen zeigt 3V ROOMS dem Nutzer umgehend die passende Ressource an. Die Buchung erfolgt somit rasch und unkompliziert mit wenigen Klicks.
Bidirektionale Synchronisation
Ob in Outlook oder 3V ROOMS – sämtliche Buchungen sind umgehend in beiden Systemen abrufbar.
3V ROOMS und Outlook verstehen sich blind – wird in einem der beiden Systeme eine Reservation neu vorgenommen oder geändert, erfolgt umgehend die Synchronisation der Änderungen ins jeweils andere System. Involvierte Stellen, wie Dienstleistende oder Teilnehmende, werden bei Bedarf automatisch über die Änderungen informiert. Sollte es vorkommen, dass bei einer Verschiebung ein Konflikt entsteht, weist 3V ROOMS den Benutzenden umgehend darauf hin – entweder durch Zurücksetzen der Reservation oder per E-Mail-Notifikation.
Serienbuchungen
Die smarte Verfügbarkeitsprüfung von 3V ROOMS unterstützt Sie optimal bei Serienbuchungen.
Bei der Verfügbarkeitsprüfung für Serienbuchungen bietet 3V ROOMS eine smarte Lösung: Das System zeigt dem Benutzenden auch jene Räume an, die nicht an allen Terminen der Serie frei sind. Damit steht es dem:r Organisator:in frei, für die betroffenen Daten einen Ersatzraum zu wählen oder einen alternativen Termin festzulegen. So kann der Benutzende an seinem grundsätzlich präferierten Raum festhalten und muss nur an einzelnen Daten auf eine Alternative ausweichen. Selbstredend steht diese hilfreiche Funktion sowohl im Outlook als auch in der Webapplikation zur Verfügung.
ICS-Dateien
Wer andere Lösungen als Outlook nutzt, bietet 3V ROOMS die passende Lösung durch Integration über ICS-Dateien.
Sie nutzen Outlook nicht? 3V ROOMS hat auch eine Lösung für alle Nicht-Outlook-Nutzer: Über ICS-Dateien stellen wir die Integration von Drittkalender von Anbietern wie Google, Lotus Notes etc. zur Verfügung. Wer noch mehr Integration wünscht, kann dies über die angebotene REST-API Schnittstelle realisieren lassen.